Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET ACCORD DE SOUS-TRAITANCE (RGPD) Version 5 – en vigueur le [date de publication] Ce document comporte deux parties : – la partie A décrit les données que B-In-Tech traite pour son propre compte (responsable de traitement) ; – la partie B est l'accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) applicable aux données que le Client encode dans B-Facture, dont il reste le responsable de traitement. Responsable / sous-traitant : [Prénom Nom], entreprise individuelle « B-In-Tech », BCE BE 0XXX.XXX.XXX, [rue et numéro], [code postal] Colfontaine, Belgique. Contact pour toute question ou demande relative aux données : [adresse e-mail professionnelle]. ═══ PARTIE A – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (B-In-Tech responsable de traitement) ═══ A.1 – DONNÉES TRAITÉES, FINALITÉS ET BASES LÉGALES – Compte et utilisateurs : adresse e-mail, nom, mot de passe (conservé uniquement sous forme chiffrée irréversible), secret de double authentification, rôle. Finalité : donner accès au Service. Base légale : exécution du contrat. – Facturation de l'abonnement : coordonnées de l'entreprise cliente et de son contact. Finalité : facturer et encaisser l'abonnement. Bases légales : exécution du contrat et obligation légale (comptabilité, TVA). – Sécurité et journaux : connexions, actions sensibles, erreurs techniques, et adresses IP lorsqu'elles sont nécessaires. Finalité : sécuriser le Service, détecter les abus et diagnostiquer les incidents. Base légale : intérêt légitime de B-In-Tech à assurer la sécurité du Service. – Support et communications de service (maintenance, changement important) : échanges avec le Client. Base légale : exécution du contrat. Aucune donnée n'est vendue, louée ni utilisée à des fins publicitaires. A.2 – DURÉES DE CONSERVATION – Compte et utilisateurs : pendant la durée du contrat, puis supprimés selon l'article B.8. – Facturation de l'abonnement : pendant la durée légale de conservation des pièces comptables et fiscales ([10 ans – à confirmer avec le comptable]). – Journaux techniques : 365 jours au maximum. A.3 – DESTINATAIRES Les données ne sont accessibles qu'à B-In-Tech et à ses sous-traitants, dans la seule mesure nécessaire à leur mission (voir B.6). A.4 – COOKIES ET STOCKAGE LOCAL B-Facture n'utilise qu'un seul cookie : le cookie de session, qui maintient votre connexion. Il est strictement nécessaire, sécurisé, inaccessible aux scripts, et expire après une période d'inactivité. Votre navigateur mémorise aussi, sur votre appareil, vos préférences d'affichage (thème clair ou sombre, menu réduit). Aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de réseau social n'est utilisé : aucun consentement n'est donc demandé. A.5 – VOS DROITS Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur les données vous concernant, dans les conditions prévues par le RGPD. Pour les exercer, écrivez à l'adresse de contact ci-dessus ; une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – www.autoriteprotectiondonnees.be. Si votre demande concerne des données qu'une entreprise cliente a encodées à votre sujet (par exemple une facture qu'elle vous a adressée), adressez-la à cette entreprise, qui en est responsable ; B-In-Tech l'assistera (voir B.4). ═══ PARTIE B – ACCORD DE SOUS-TRAITANCE (article 28 du RGPD) ═══ B.1 – OBJET ET DURÉE Pour les données que le Client encode dans B-Facture ou qu'il y reçoit, le Client est responsable de traitement et B-In-Tech agit exclusivement comme sous-traitant. Le présent accord s'applique pendant toute la durée du contrat, puis jusqu'à la suppression des données prévue à l'article B.8. B.2 – NATURE ET FINALITÉS DU TRAITEMENT Hébergement, conservation, sauvegarde et traitement des données nécessaires au fonctionnement du Service : émission et envoi de documents commerciaux (factures, devis, notes de crédit, bons de commande, ordres de réparation...), gestion des clients, du stock, des achats, des frais, des relances, de l'agenda et, le cas échéant, des véhicules ; transmission par le réseau Peppol lorsque le Client l'a activée. B.3 – CATÉGORIES DE PERSONNES ET DE DONNÉES – Clients et prospects du Client : identité, coordonnées, numéro de TVA, IBAN, historique des documents, paiements et relances. – Véhicules des clients (module garage) : marque, modèle, plaque, numéro de châssis, kilométrage, historique d'entretien. – Vendeurs particuliers de véhicules (facture d'achat véhicule) : identité, adresse, numéro de registre national, signature. – Personnes qui accordent ou signent un document via le lien de partage : nom saisi, signature dessinée, date et heure, adresse IP. – Fournisseurs du Client, lorsqu'il s'agit de personnes physiques : identité et coordonnées. – Utilisateurs du Client : e-mail, nom, rôle, journaux d'activité. Le Client veille à n'encoder que les données nécessaires à ses finalités ; le Service n'est pas conçu pour des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. B.4 – OBLIGATIONS DE B-IN-TECH B-In-Tech s'engage à : – ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, laquelle résulte de l'utilisation du Service conformément au contrat, et l'informer si une instruction lui paraît contraire à la réglementation ; – veiller à ce que toute personne autorisée à traiter les données soit tenue à la confidentialité ; – mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes : connexion chiffrée (HTTPS) ; base de données distincte pour chaque client ; mots de passe conservés sous forme chiffrée irréversible ; double authentification disponible pour chaque utilisateur ; accès d'administration réservé à B-In-Tech et journalisé ; serveur protégé par pare-feu, accès d'administration par clé uniquement et mises à jour de sécurité automatiques ; sauvegarde quotidienne, dont une copie chiffrée au repos est conservée dans un centre de données distinct ; – aider le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, ainsi qu'à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations et d'analyse d'impact ; – notifier au Client toute violation de données personnelles sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles ; – mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, et permettre un audit, au maximum une fois par an, moyennant un préavis de trente (30) jours, aux frais du Client et sous engagement de confidentialité de l'auditeur. B.5 – ACCÈS DE B-IN-TECH AUX DONNÉES DU CLIENT B-In-Tech peut accéder au compte du Client uniquement pour le support, à la demande du Client, ou pour corriger un incident ou une anomalie. Cet accès est signalé à l'écran pendant toute sa durée et enregistré dans les journaux. B.6 – SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS Le Client autorise B-In-Tech à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants : – OVH SAS (France) : hébergement du Service (Gravelines, France), stockage des sauvegardes (Strasbourg, France) et envoi des e-mails de la plateforme ; – [Recommand – raison sociale, pays] : transmission et réception par le réseau Peppol, uniquement pour les comptes qui l'ont activée ; [À TRANCHER AVANT PUBLICATION : l'historique du dépôt de code (GitHub, Microsoft – États-Unis) contient des copies de données antérieures au 4 septembre 2026. Soit cet historique est purgé, soit GitHub doit figurer ici, avec la mention du cadre de transfert (EU-US Data Privacy Framework).] Lorsque le Client configure son propre serveur d'envoi d'e-mails, ce prestataire est choisi par le Client et relève de sa responsabilité. B-In-Tech informe le Client par e-mail au moins trente (30) jours avant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant ultérieur. Le Client peut s'y opposer pour un motif raisonnable ; à défaut d'accord, il peut résilier le contrat sans frais avant la prise d'effet du changement. B-In-Tech impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes et reste responsable envers le Client de leur respect. B.7 – TRANSFERTS HORS DE L'UNION EUROPÉENNE Les données sont hébergées en France. Aucun transfert hors de l'Espace économique européen n'est effectué [sauf mention contraire à l'article B.6]. B.8 – FIN DU CONTRAT : RESTITUTION ET SUPPRESSION À tout moment, et pendant trente (30) jours après la fin du contrat, le Client peut récupérer ses données : sauvegarde complète (archive .zip) et exports Excel. À l'issue de ce délai, les données sont supprimées des serveurs de production. Les copies de sauvegarde sont effacées automatiquement au fil de leur rotation, et au plus tard douze (12) mois après la fin du contrat. Sur demande, B-In-Tech confirme la suppression par écrit.